El momento en el que empecé a verdaderamente sentir que era capaz de avanzar hacia lo que quería fue cuando acepté que lo de ponerse objetivos más allá de 12 semanas no funciona.
Es decir, que en realidad esto que voy a contar es trasladable a todo comienzo de trimestre y no hay que hacerlo sólo a principios o a final de año.
Es más. Planificar a nivel anual es, por lo general, bastante poco realista.
En dos sentidos.
1. Los planes que hagamos a nivel anual tienen muchas probabilidades de no salir como pensábamos (porque un año es muy largo y la vida —y nosotras mismas— está llena de imprevistos)
2. Es bastante delusional pensar que vayamos siquiera a intentar planificar o ponernos objetivos concretos a un año vista.
Vamos, que la idea echaría atrás a cualquiera.
Cómo (no) planifico el año
La realización de lo de los objetivos trimestrales vs. anuales no fue nada comparado a cuando acepté la incapacidad total que tenemos los humanos para procesar más de una perspectiva temporal al mismo tiempo.
Intentamos ir de la visualización a la planificación o la ejecución de manera simultánea, pero es como ponernos la mano a 15 centímetros de la cara y centrarnos en ella mientras, al mismo tiempo, intentamos enfocar la mirada en la montaña que está a varios cientos de kilómetros.
Muy, muy, muy difícil.
Por eso yo soy muy fan de abordar la planificación en diferentes niveles/perspectivas de tiempo:
✦ Anualmente
✦ Trimestralmente
✦ Mensualmente
✦ Semanalmente
✦ Diariamente
Como cada perspectiva temporal afecta más o menos a unas áreas de nuestra vida u otras, no reviso ni planifico lo mismo en el día a día que lo que reviso a final de año o planifico en el comienzo.
👇🏻
En el día a día me fijo en las cosas que he hecho ese día y pienso en las que voy a hacer al siguiente.
A nivel anual, observo desde mucho más arriba; lo que ha pasado en los trimestres y meses anteriores.
(te estoy dando un poco de contexto para que no pienses que me paso la vida revisando lo mismo)
El caso es que todas estos ciclos de revisión tienen su foco particular.
Y ese foco cambia de más cercano (el día a día) a más lejano (visión del año en general)
Now. Esto afecta a cómo planifico, que es de lo que veníamos a hablar.
Una vez al año hago una revisión para tener un Big Picture de lo que ha pasado ese año.
Lo que esa revisión hace (aparte de dar mucha satisfacción 😊) es ayudarme a resurgir patrones, temas, aprendizajes… y a partir de ahí establecer intenciones y compromisos para el año siguiente.
That’s it.
No me pongo objetivos para el año y luego me olvido de ellos hasta noviembre, sino que sé como quiero más o menos que sea el año a un nivel muy high level y luego voy bajando esa visión de esa gran altura a lo más concreto.
Este proceso se descompone de la siguiente manera:
ANUALMENTE
Le doy una PALABRA al año, una idea que contenga mi Visión para los próximos 12 meses (una especie de “promesa” o North Star para mi misma) y que guíe mis decisiones y mi consciencia en el día a día.
TRIMESTRALMENTE
Con esa Visión presente, pienso en qué Objetivos de tipo Rock (es decir, los que mueven la aguja hacia eso) voy a centrarme ése trimestre. De nuevo, no en todos los objetivos del año, sino en qué me voy a centrar las siguientes 12 semanas.
Para ayudarme con esto, intento darle un tema al trimestre, un marco que me ayude a elegir en qué tiene más sentido enfocarme según la idea central que haya elegido para los siguientes tres meses.
MENSUALMENTE
Una vez bajamos a este nivel la cosa empieza a ser más concreta; estamos pensando en un rango de tiempo mucho más abarcable para la mente. 30 días.
30 días no son suficientes para alcanzar la inmensa mayoría de los Objetivos significativos, (para eso está el Trimestre), pero SI para elegir en cuáles de ellos voy a centrarme, lo que me informará de los proyectos —que soportan esos objetivos— que tendrán que estar en primera línea de foco para llegar a ellos.
SEMANALMENTE
Ya sé perfectamente cuáles son los proyectos protagonistas, así que a nivel semanal me centro en las acciones clave que hacen avanzar esos proyectos.
Para esto, a mi personalmente me ayuda preguntarme, al comienzo de cada semana, qué haría de esa semana un WIN → la respuesta a esta pregunta ya me indica qué es lo que tengo que hacer para conseguirlo.
DIARIAMENTE
Cuando tienes todo lo anterior claro, el día a día es sólo cuestión de hacer eso con intención.
Por supuesto esto es más fácil decirlo que hacerlo, porque aquí entran en juego miles de cosas, pero el foco cobra un papel crucial, mucho más que en niveles superiores; la capacidad que tengamos para centrarnos en las acciones que previamente hayamos decidido que van a ser las más importantes del día.
***
Como decía al principio, en cada uno de estos niveles temporales hago una revisión que me ayuda a:
1. Mirar hacia atrás para analizar qué está hecho y qué no, qué funciona, dónde está habiendo fricción
(tampoco me hago las mismas preguntas en todos los niveles, sino que varían dependiendo del nivel de abstracción/concrección de esa perspectiva)
2. En base a lo anterior, hacer los ajustes necesarios en rutinas, dirección, foco…
Los retos make it beautiful
Si has ido leyendo entre líneas seguro que te has dado cuenta de que todo este sistema tiene varios matices, que es lo que lo hace interesante.
(y la razón por la que los “hacks de productividad” a secas no funcionan, porque atacan retos muy superficiales cuando, como ves, la cosa va de capas)
I. Cada horizonte temporal tiene su foco y su manera de aproximarse a él.
No tiene sentido que —estando inmersas en las acciones del día a día— de repente nos pongamos a replantearnos el propósito y la visión.
Igual que, cuando estamos en modo amplitud, no nos beneficiaremos de concretar y ponernos a ejecutar tareas.
Con este sistema, cuando necesito claridad en el propósito, miro arriba. Cuando necesito enfocarme en los siguientes pasos, miro abajo.
(y esto de mirar arriba o mirar abajo no es literal. En la práctica, lo que hago es crear un dashboard para cada uno de estos horizontes en Notion y me muevo de uno a otro dependiendo de lo que necesite hacer/ver en cada momento)
II. Es un proceso constante de observación y aprendizaje.
El dividir los 365 días del año en bloques y que cada bloque requiera una aproximación distinta no sólo tiene sentido para poder poder cambiar de perspectiva sin cortocircuitarnos, sino para desechar la idea de que a principio o final de año es el único momento en el que podemos establecer objetivos y el plan para alcanzarlos y eso nos de carta blanca para no volver a mirarlos.
Es una manera de simplificar el proceso, dando a cada horizonte temporal su nivel de foco, pero también para tener varias oportunidades a lo largo del año de observar qué funciona y qué no, de aprender de lo primero e incluso de recular en lo que no.
Acortando los ciclos de revisión acortamos también el riesgo de desviarnos demasiado del rumbo y nos damos espacio a nosotras mismas para plantearnos de manera frecuente si ése es en realidad el camino.
A la vez, nos ayuda a darnos permiso para cambiarlo porque el final del año deja de ser el momento de El Juicio de que has hecho o no los 12 meses anteriores → sólo es en una oportunidad más para revisar, analizar y actuar en consecuencia.
III. Lleva tiempo y auto-conocimiento
El corolario de todo lo anterior es que esto es un sistema complejo.
No una serie de pasos, sino un conjunto de elementos:
- las rutinas y prácticas del día a día
- las técnicas que usas para ejecutar tareas,
- los procesos que diseñas para ponerte fácil el hacer lo que tienes que hacer…
… que trabajan juntos con un objetivo; ayudarte a hacer Tu Mejor Trabajo (a nivel personal o profesional) y prosperar mientras lo haces.
Como todos los sistemas complejos, hay que aprender de ellos y usar esos aprendizajes para “alimentar” a su vez el sistema y mantenerlo en buen estado.
Y hay que dejar que crezcan con el tiempo y que vayan cambiando y aceptar eso como parte del proceso.
Ponernos objetivos, planificar, es una práctica más. Una habilidad en la que puedes mejorar cuánto más lo hagas.
Y está muy bien que lo hagas.
No hace falta que tengas una empresa o un negocio propio, ni te hace una control freak el hacerlo, ni el revisar ese plan de manera frecuente. No va de eso.
Va del proceso por el que pasamos mientras planificamos; cómo creamos puentes entre los diferentes horizontes y en el proceso damos significado a lo que hacemos.
Esta edición es un pequeño resumen de cómo abordo yo el tema de la Planificación y de hacer lo que queremos/tenemos que hacer.
Lo estoy desarrollando con más detalle, deteniéndome en los diferentes elementos y no sólo el blueprint, como parte del primer nivel del System Design Kit.
En este nivel nos centramos en entender esto de la *Productividad Personal* y pensamos en todas las piezas que pueden ayudarnos a crearnos un Sistema Mínimo Viable adaptado a nosotras.
Y, sobre todo, como podemos llevarnos eso a herramientas digitales que nos faciliten mucho esa visión entre los diferentes horizontes de foco.
Si te interesa el tema y quieres aprender esto de Hacer Cosas con un poco más de intención, las puertas están abiertas.
Y, si te unes antes del martes 30 de enero, llegas para estar en el primer Office Hours del año, donde resolveremos dudas y/o bloqueos, haré un sneak peek de todo lo que se viene, nos veremos las caras y hablaremos de todo lo que vaya surgiendo 😉
